Hohe Erwartung

Zugegeben, ich war naiv. Meine Erwartungen an Office 365 Planner waren gross. Einerseits geisterte das Projekt schon lange herum (Codename Highlander). Andererseits hat Microsoft das Work Management aus Office 365 abgeschaltet mit dem Versprechen, dass das „was“ bringen würden. Zur Erinnerung: Die Work Management Service Application synchronisiert die Tasks aus den SharePoint Sites mit der MySite und stellt eine Anbindung an Exchange her, wo sie dann schliesslich in Outlook landen. Es gibt tatsächlich Kunden, welche diese Funktion noch im Einsatz haben. In Office 365 sowie in SharePoint 2016 ist diese Funktion aber nicht mehr verfügbar.

Und natürlich erhofft man sich von jeder Aufgabenverwaltung auch eine Arbeitserleichterung. Aber wie heisst es so schön: A fool with a tool is still a fool.

Vorne weg: Office 365 Planner ist keine Raketenwissenschaft. Mit Planner lassen sich die Aufgaben eines Teams organisieren. Schnell und einfach, wie wir uns das von Kanban Board Tools wie Trello oder Kanbanflow gewöhnt sind. Die Integration in bestehende Productivity Tools wie Outlook, SharePoint beschränkt sich aktuell auf Office 365 Groups.

Start

Troztdem wollen wir uns die Funktion, welche auf den Office 365 Tenants mit „First-Use“ verfügbar ist, anschauen. Damit man in den Genuss des Previews kommt, müssen die Schritte in diesem Blogpost befolgt werden. Der Zugriff erfolgt danach über einprägsame URL https://tasks.office.com. Als Einstieg wird einem der Hub gezeigt.

Die „My Task“ Ansicht zeigt die mir zugewiesenen Tasks. Hier kann ich einfach den Progress nachtragen.

Groups

Planner basiert auf der Office 365 Groups Funktion. Pro Office 365 Group kann ein sogenannter Plan erstellt werden, in welchem wiederum Tasks erstellt werden können. Das Aufsetzen auf Groups ist eine elegante Lösung, denn jeder Group liegt eine Azure Active Directory Gruppe zu Grunde. Über diese Azure AD Group erfolgt auch die Verwaltung der Zugriffe – entweder kann nur der Owner neue Personen einladen oder jeder kann sich in eine Group einklinken.

Erstelle ich Planner einen neuen Plan erstelle ich im Hintergrund gleich eine Office 365 Group.

Neben dem Planner können in einer Office 365 Group auch Dokumente (auf einer SharePoint Online Site) und Termine (in einem Outlook Kalender) abgelegt und Diskussionen geführt werden. Für die ad-hoc Collaboration genau das richtige Werkzeug.

Task Management

Das Task Management selbst ist keine Rocket Science. Die Tasks können in sogenannten Buckets gruppiert werden. Auf der „My Tasks“ Ansicht sehe ich all meine Tasks und kann den Progress (Not started, In Progress, Done) verwalten.

Dokumente, welche ich einem Task anhänge werden in der SharePoint Site der Group abgelegt. Auf den Files kann folglich auch kollaboriert werden.  Eine nette Spielerei ist die Preview-Ansicht des Dokuments, welches als Teaserbild für den Task genutzt wird.

Neben den üblichen Feldern kann man die Tasks auch kommentieren.

Cool finde ich die Möglichkeit, den Tasks ein Label zuzuordnen. Damit kann man einfach eigene „Productivity“ Methoden umsetzen.

ToDo

Leider ist Planner nicht ganz zu Ende gedacht. In der aktuellen Lösung ist ein weiteres Silo, in dem ich meine Tasks ablegen kann. Allein die Microsoft Produktpalette bietet mit Outlook, SharePoint, OneNote aber auch Project Server und Team Foundation Server Lösungen an, in den ich die Arbeit meines Teams verwalten kann und welche einen Bezug zu SharePoint, Office 365 oder dem Office Client haben. Braucht wir da wirklich noch ein weiteres Tool?

Ein erster Schritt der Integration könnte mit der Office 365 Group App oder der Group Integration in den Outlook Client gemacht werden. Und hoffentlich werden noch weitere Schritte folgen. Die Wunschliste, u.a. auf User Voice, ist lang.

Office 365 Planner ist aktuell noch im First-Use, d.h. Beta, Stadium. Klar, dass nicht alles rund läuft. Bei mir zeigt z.B. die Mobile Ansicht keine Pläne an. Auch werden die Updates des Task Status teilweise nicht gespeichert. Aber das kann ja alles noch werden.