David Schneider

SharePoint and Office 365 Blog


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Bye Bye Ineffizienz: OneDrive Dokumente sharen statt Attachments versenden

In den letzten Wochen hat Outlook.com von Office 365 ein Update gekriegt, u.a. angekündigt auf dem Office Blog. Das Versenden von Attachments gehört damit der Vergangenheit an. Mit Outlook.com kann man nun Dateien direkt ab OneDrive for Business verlinken. Für mich ist es ein weiteres Puzzlestück, mit welchem der Information Worker seine Arbeit effizienter ausführen kann.

Seit bald 10 Jahren baue ich nun Collaboration Lösungen mit SharePoint. Für viele Use Cases konnte man Team, Projekt oder Extranet Sites bereitstellen, über welche man Dokumente austauschen kann. Trotzdem kam es immer wieder vor, dass ein Dokument nirgends hingepasst hat und darum schnell per Anhang versendet wurde.

Dabei ist das Versenden von Attachments sehr ineffizient.

  • Eine Zusammenarbeit ist nicht möglich. Bearbeitet der Empfänger das Dokument und sendet es zurück, dann kann nur in seltenen Fällen eine Merge-Orgie verhindert werden. Oftmals hat es der Autor selbst oder eine andere Drittperson bereits wieder bearbeitet.
  • Das versendete Dokument bleibt nie aktuell. Bei Änderungen muss ich das Dokument nochmals versenden. Der Empfänger hat in seiner Mailbox plötzlich 2 oder mehr Versionen und muss darauf achten, dass er nicht die falsche Version anschaut.
  • Ich verliere die Kontrolle über meine Daten. Ein E-Mail mit Attachment liegt in fremden Mailboxen, welche vielleicht im Ausland gespeichert sind. Oder die Mailbox wurde auf den nicht verschlüsselten Notebook des Empfängers synchronisiert, welcher dummerweise gestern gestohlen wurde.
  • Anhänge verstopfen die Mailbox und führen zu grossen Datenmengen auf den Exchange Servern. Viele Exchange Admins kämpfen damit.

Glücklich ist, wer seine Mailbox bereits auf Office 365 hat. Denn da gehört das Versenden von Attachments der Vergangenheit an.

Will man ein Anhang (Attachment) anfügen, heisst der Menupunkt neu „Attachment or OneDrive Files“.

attach from onedrive

Beim Aufruf kriegt der Benutzer die Liste „Recent“; der zuletzt geöffneten Dokumente. Klickt man auf „My files“ erscheinen die Dateien von OneDrive for Business. Die lokalen Dateien („Computer“) sind erst an vierter Stelle.

onedrive select

Hat der Benutzer ein Dokument ausgewählt, kann er sich nochmals entscheiden: Soll das Dokument auf OneDrive for Business geteilt (Share) werden oder soll doch das Attachment versendet werden.

share or attach

Bereits länger haben wir diese Option auch in Office Anwendungen (Office 2013). Auch hier kann man Dokumente, welche auf OneDrive oder OneDrive for Business liegen, ganz einfach freigeben.

share word


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Fit für Office 365: E-Mail Archiv und Compliance

In einer Blogserie beleuchte ich, warum sich ein Unternehmen für Office 365 fit machen sollte und welche Dienste sofort genutzt werden können.

Anforderungen des Gesetzgebers

Der Gesetzgeber in der Schweiz verlangt, dass Geschäftskorrespondenz für 10 Jahre aufbewahrt wird. Erfolgt diese per E-Mail, muss ein revisionssicheres E-Mail Archiv her. Meistens ist eine Triage der eingehenden E-Mails zu aufwändig, weshalb sämtliche E-Mail für 10 Jahre archiviert werden. Die Anforderung an ein revisionssicheres E-Mail Archiv sind jedoch nicht zu unterschätzen und können ganz schön ins Geld gehen. Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen.

Exchange Online Archive

Mit dem Exchange Online Archiv bietet Office 365 ein Archiv „as a Service“ an, welcher auch mit einer Exchange on-premises betrieben werden kann. Dazu muss on-premises Exchange 2010 oder Exchange 2013 betrieben werden. Wichtig ist, dass ein Hybrid Deployment aufgebaut werden. Der on-premises Exchange wird dabei mit Office 365 verbunden. Auch das Lizenzmodell ist interessant. Microsoft bietet eine Office 365 Lizenz an, welche nur das Exchange Online Archiv beinhaltet.

Archiv Funktionen

Es gibt eine Archiv Funktion, bei welcher der Benutzer selbst entscheiden kann, welche E-Mails archiviert werden sollen. Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, kann auch das Compliance-eDiscovery Archiv eingesetzt werden. Entweder definiert man, dass E-Mails mit bestimmten Keywords, Absender oder Empfänger aufbewahrt werden. Natürlich können auch gleich alle E-Mails archiviert werden. Das
Compliance Archiv speichert sämtliche Originalversionen inkl. der gelöschten Elemente.

Speicherplatz

Jedem Benutzer stehen zu Beginn 100 GB zur Verfügung. Reicht der Platz nicht aus, kann er mit einer Anfrage an den Support erhöht werden. Microsoft wirbt mit „Unlimited Storage“.