David Schneider

SharePoint and Office 365 Blog

Schlagwort-Archive: Office 365 Groups


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Yammer Integration mit Office 365 Groups

Vor einigen Wochen hat Microsoft mit dem Roll-Out der Yammer Integration mit Office 365 Groups begonnen. Bei First Release Office 365 Tenants steht die Funktion bereits zur Verfügung. Zu jeder Yammer Group erstellt Office 365 automatisch auch eine Office 365 Group. Dokumente und Notizen einer Yammer Group können damit in der SharePoint Online Team Site abgelegt werden. Für Aufgaben steht der Office 365 Planner bereit.

Mit dieser Integration kombiniert Microsoft mit Yammer und SharePoint Online zwei sehr mächtige Collaboration Werkzeuge. Die Kombination schafft Klarheit beim Benutzer (eine Team Site = eine Yammer Group). Die darunterliegende Azure AD Group regelt die Berechtigungen. Die Mitgliedschaft in einer Yammer Group führt automatisch auch zum Zugriff auf SharePoint Online. Und umgekehrt.

Erstellung

Im Moment  muss das Erstellen einer neuen Group von Yammer aus angestossen werden. Erstellt man eine neue Yammer Group, wird im Hintergrund automatisch auch eine Office 365 Group angelegt.

Create Yam Group

Danach kann man von der Yammer Group auf die Office 365 Group Ressourcen wie OneNote, Document Library und Planner navigieren.

o365 resources

Über den „Group Conversation“ Link oben rechts auf der SharePoint Online Team Site kommt man wieder zurück nach Yammer.

spsite

Voraussetzung

Damit die Integration genutzt werden kann, muss das Yammer Network mit Office 365 Identities authentisieren und es kann nur ein Yammer Network pro Office 365 Tenant geben.

 

Limitationen

Die Integration ist aber noch nicht fertig. Weitere Schritte sind von Microsoft angekündigt. So ist es später möglich, Office 365 Groups mit bestehenden Yammer Groups zu verbinden. Eine bessere Integration der SharePoint Online Team Site sowie des Outlook Calendars soll auch noch folgen. Wir freuen uns!

 


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Private Office 365 Groups nicht durchsuchbar

Bekanntlich bin ich ein grosser Fan von Office 365 Groups – trotz einiger Unzulänglichkeiten. Eine davon ist, dass Private Office 365 Groups nicht durchsuchbar sind. Dokumente, welche man in er SharePoint Online Site einer Office 365 Group ablegt, sind nicht indexiert und erscheinen in den SharePoint Online Suchresultaten. Dieses Verhalten gilt nur für Private Groups. Inhalte von Public Groups werden erfolgreich indexiert und stehen in den Suchresultaten zur Verfügung.

group

Ziemlich ärgerlich: Als langjähriger Benutzer geht man davon aus, dass sämtlicher Content welcher auf SharePoint liegt und auf welchen man Zugriff hat, auch in den Suchresultaten auftaucht. Seit geraumer Zeit gibt es dazu auch ein Feature Request auf UserVoice.com. Wer sich auch daran stört, soll doch für dieses Feature stimmen. Vielleicht hilft es.

Über Delve und die Suche von Delve sind die Dokumente übrigens auffindbar. Die Dokumente von Office 365 Private Groups landen also im Office Graph und können via Delve gefunden und angezeigt werden. Schon mal was.

delve


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The Next Big Thing: Office 365 Groups

Mit den Ankündigungen an der Ignite 2016 sehe ich die Office 365 Group als zentrales Element einer jeder Collaboration Umgebung auf Office 365. Es kommt zusammen, was zusammen gehört. Dokumente in einer SharePoint Team Site werden mit den E-Mails, der Diskussion in Yammer, einem OneNote für Notizen sowie ggf. einem Dynamics CRM Record verknüpft. Das Ganze wird unter drunter durch eine Azure Active Directory Group zusammengehalten.

Team Site

Bereits heute spendiert Microsoft jeder Office 365 Group eine SharePoint Team Site. Noch stehen nicht alle Funktionen zur Verfügung. Greift man aber mit dem Client Side Object Model (CSOM) zu, dann sieht man, dass da eine vollwertige Team Site darunter liegt. In Zukunft wird die Team Site vollständig zugreifbar sein. Man startet mit einer Document Library und kann bei Bedarf weitere Listen und Document Libraries hinzufügen. Aber auch Erweiterungen mit Workflows, PowerApps und Microsoft Flow sind denkbar.
Vielleicht wird in Zukunft die „Independent SharePoint Site“, d.h. eine SharePoiint Team Site ohne Office 365 Group, zur Ausnahme.

team-site

Vorerst ist nur die Document Library nutzbar. Dahinter verbirgt sich aber eine komplette Team Site.

Conversations

Die Unterhaltungen der Office 365 Groups können in Bälde in einer Yammer Group geführt werden. Eine Office 365 Group kann (wenn gewünscht) automatisch eine Yammer Group erhalten. Dokumente wandern von Yammer in die Team Site und die Notizen in das darin enthaltene OneNote. Damit kommt zusammen, was zusammen gehört (Dokumente, Notizen und die Unterhaltung). Yammer fügt sich endlich in den Rest der Office 365 Palette ein. Das Leben der Nutzer wird einfacher, da nun klar ist, wo Dateien und Notizen abgelegt werden und da es eine eindeutige Verbindung zwischen einer Yammer Group und einer Office 365 Team Site gibt. Auf der anderen Seite bleibt der Yammer Newsfeed bestehen, welcher mich über die Unterhaltungen in all meinen Groups informiert.
Eigentlich auch ein gutes Zeichen ist, dass man Yammer in Zukunft nicht mehr separat kaufen kann. Die Yammer Enterprise Lizenz verschwindet. Yammer gibt es nur noch als integrierten Dienst in Office 365.

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Eine Yammer Group pro Office 365 Group (Quelle: blogs.office.com)

Governance

Heute können die Groups viral gehen – nicht der richtige Approach in einem Unternehmen. Darum braucht es Governance. Microsoft hat das erkannt und wird einige Tools bieten. Die Governance Features sind ein Schritt in die richtige Richtung.

  • Mit den Group Usage Guidelines kann eine Website mit Regeln hinterlegen werden.
  • Die Groups lassen sich klassifizieren.
  • Man kann bereits heute die Privacy (Public, Private) einstellen
  • Es gibt eine Naming Policy (Präfix, OE Namen in den Group Namen integrieren)
  • Mit einem Azure AD Setting kann definiert werden, wer eine neue Group erstellen kann.
  • Und mit Azre AD Premium kann die Mitgliedschaft zu einer Office 365 auf Grund von AD Attributen dynamisch gesteuert werden.
  • Inaktive Groups können (nach einem Reminder E-Mail) automatisch gelöscht werden.

Die meisten dieser Einstellungen werden per PowerShell vorgenommen. Aber natürlich fehlen noch ein paar Dinge, damit man die Office 365 Groups wirklich unter Kontrolle hat.

groups-in-admin

Bereits heute listet das Admin Center die Groups auf.

Berechtigungen

Die Berechtigungen sind noch zu simpel gestrickt. Einfache Szenarien lassen sich dank der darunterliegenden Azure Active Directory Gruppe einfach abbilden. Bei komplexeren Szenarien reicht das aber nicht aus. So sind z.B. alle Group Members automatisch mit Full Control auf der SharePoint Team Site berechtigt.

Externer Zugang

Vor kuzer Zeit hat Microsoft den Gast Zugang für Office 365 Groups ermöglicht. Aktuell kann man einfach auf Dateien und das OneNote zugreifen. Der Zugriff z.B. auf den Planner ist noch nicht möglich.

Office Groups GIF

Hinzufügen von externen Benutzern (Quelle: blogs.office.com)