David Schneider

SharePoint and Office 365 Blog

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Yammer Integration mit Office 365 Groups

Vor einigen Wochen hat Microsoft mit dem Roll-Out der Yammer Integration mit Office 365 Groups begonnen. Bei First Release Office 365 Tenants steht die Funktion bereits zur Verfügung. Zu jeder Yammer Group erstellt Office 365 automatisch auch eine Office 365 Group. Dokumente und Notizen einer Yammer Group können damit in der SharePoint Online Team Site abgelegt werden. Für Aufgaben steht der Office 365 Planner bereit.

Mit dieser Integration kombiniert Microsoft mit Yammer und SharePoint Online zwei sehr mächtige Collaboration Werkzeuge. Die Kombination schafft Klarheit beim Benutzer (eine Team Site = eine Yammer Group). Die darunterliegende Azure AD Group regelt die Berechtigungen. Die Mitgliedschaft in einer Yammer Group führt automatisch auch zum Zugriff auf SharePoint Online. Und umgekehrt.

Erstellung

Im Moment  muss das Erstellen einer neuen Group von Yammer aus angestossen werden. Erstellt man eine neue Yammer Group, wird im Hintergrund automatisch auch eine Office 365 Group angelegt.

Create Yam Group

Danach kann man von der Yammer Group auf die Office 365 Group Ressourcen wie OneNote, Document Library und Planner navigieren.

o365 resources

Über den „Group Conversation“ Link oben rechts auf der SharePoint Online Team Site kommt man wieder zurück nach Yammer.

spsite

Voraussetzung

Damit die Integration genutzt werden kann, muss das Yammer Network mit Office 365 Identities authentisieren und es kann nur ein Yammer Network pro Office 365 Tenant geben.

 

Limitationen

Die Integration ist aber noch nicht fertig. Weitere Schritte sind von Microsoft angekündigt. So ist es später möglich, Office 365 Groups mit bestehenden Yammer Groups zu verbinden. Eine bessere Integration der SharePoint Online Team Site sowie des Outlook Calendars soll auch noch folgen. Wir freuen uns!

 


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The Next Big Thing: Office 365 Groups

Mit den Ankündigungen an der Ignite 2016 sehe ich die Office 365 Group als zentrales Element einer jeder Collaboration Umgebung auf Office 365. Es kommt zusammen, was zusammen gehört. Dokumente in einer SharePoint Team Site werden mit den E-Mails, der Diskussion in Yammer, einem OneNote für Notizen sowie ggf. einem Dynamics CRM Record verknüpft. Das Ganze wird unter drunter durch eine Azure Active Directory Group zusammengehalten.

Team Site

Bereits heute spendiert Microsoft jeder Office 365 Group eine SharePoint Team Site. Noch stehen nicht alle Funktionen zur Verfügung. Greift man aber mit dem Client Side Object Model (CSOM) zu, dann sieht man, dass da eine vollwertige Team Site darunter liegt. In Zukunft wird die Team Site vollständig zugreifbar sein. Man startet mit einer Document Library und kann bei Bedarf weitere Listen und Document Libraries hinzufügen. Aber auch Erweiterungen mit Workflows, PowerApps und Microsoft Flow sind denkbar.
Vielleicht wird in Zukunft die „Independent SharePoint Site“, d.h. eine SharePoiint Team Site ohne Office 365 Group, zur Ausnahme.

team-site

Vorerst ist nur die Document Library nutzbar. Dahinter verbirgt sich aber eine komplette Team Site.

Conversations

Die Unterhaltungen der Office 365 Groups können in Bälde in einer Yammer Group geführt werden. Eine Office 365 Group kann (wenn gewünscht) automatisch eine Yammer Group erhalten. Dokumente wandern von Yammer in die Team Site und die Notizen in das darin enthaltene OneNote. Damit kommt zusammen, was zusammen gehört (Dokumente, Notizen und die Unterhaltung). Yammer fügt sich endlich in den Rest der Office 365 Palette ein. Das Leben der Nutzer wird einfacher, da nun klar ist, wo Dateien und Notizen abgelegt werden und da es eine eindeutige Verbindung zwischen einer Yammer Group und einer Office 365 Team Site gibt. Auf der anderen Seite bleibt der Yammer Newsfeed bestehen, welcher mich über die Unterhaltungen in all meinen Groups informiert.
Eigentlich auch ein gutes Zeichen ist, dass man Yammer in Zukunft nicht mehr separat kaufen kann. Die Yammer Enterprise Lizenz verschwindet. Yammer gibt es nur noch als integrierten Dienst in Office 365.

yammer-strengthens-team-collaboration-1

Eine Yammer Group pro Office 365 Group (Quelle: blogs.office.com)

Governance

Heute können die Groups viral gehen – nicht der richtige Approach in einem Unternehmen. Darum braucht es Governance. Microsoft hat das erkannt und wird einige Tools bieten. Die Governance Features sind ein Schritt in die richtige Richtung.

  • Mit den Group Usage Guidelines kann eine Website mit Regeln hinterlegen werden.
  • Die Groups lassen sich klassifizieren.
  • Man kann bereits heute die Privacy (Public, Private) einstellen
  • Es gibt eine Naming Policy (Präfix, OE Namen in den Group Namen integrieren)
  • Mit einem Azure AD Setting kann definiert werden, wer eine neue Group erstellen kann.
  • Und mit Azre AD Premium kann die Mitgliedschaft zu einer Office 365 auf Grund von AD Attributen dynamisch gesteuert werden.
  • Inaktive Groups können (nach einem Reminder E-Mail) automatisch gelöscht werden.

Die meisten dieser Einstellungen werden per PowerShell vorgenommen. Aber natürlich fehlen noch ein paar Dinge, damit man die Office 365 Groups wirklich unter Kontrolle hat.

groups-in-admin

Bereits heute listet das Admin Center die Groups auf.

Berechtigungen

Die Berechtigungen sind noch zu simpel gestrickt. Einfache Szenarien lassen sich dank der darunterliegenden Azure Active Directory Gruppe einfach abbilden. Bei komplexeren Szenarien reicht das aber nicht aus. So sind z.B. alle Group Members automatisch mit Full Control auf der SharePoint Team Site berechtigt.

Externer Zugang

Vor kuzer Zeit hat Microsoft den Gast Zugang für Office 365 Groups ermöglicht. Aktuell kann man einfach auf Dateien und das OneNote zugreifen. Der Zugriff z.B. auf den Planner ist noch nicht möglich.

Office Groups GIF

Hinzufügen von externen Benutzern (Quelle: blogs.office.com)


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Microsoft Flow: Integration à la IFTTT

Ohne viel Brimborium hat Microsoft letzte Woche Microsoft Flow als Preview angekündigt. Mit dem Preview können Business Prozesse automatisiert und einfach Services zum Abbilden (und Optimieren) von Geschäftsprozessen integriert werden. Einmal mehr hat Microsoft diesen Dienst für IT-affinen Information Worker im Auge, der die Integration selbst in die Hand nimmt. Vom Prinzip her ist Flow ein IFTTT („if this then that“) Pendant.

Microsoft Flow kommt mit einem vordefinierten Sets von Flows (IFTTT nennt das Recipes). Der oben erwähnte Business User kann damit sofort starten.

übersicht der flows.png

Mit wenigen Klicks kann man z.B. ein Flow erstellt, welcher für jeden neuen Eintrag im Dynamics CRM einen Eintrag in einer SharePoint Liste anlegt.

crm flow.png

Natürlich kann man auch eigene Flows bauen. Microsoft Flow nutzt die selbe Data Engine wie PowerApps. Der Zugriff auf die folgenden Dienste ist heute möglich:

  • AzureBlob
  • Box
  • Dropbox
  • Dynamics CRM Online
  • Facebook
  • FTP
  • GitHub
  • Google Drive
  • Instagram
  • MailChimp
  • Microsoft Translator
  • Office 365 Outlook
  • Office 365 Users
  • Office 365 Video
  • OneDrive
  • OneDrive for Business
  • Outlook.com
  • RSS
  • Salesforce
  • SendGrid
  • Service Bus
  • SFTP
  • SharePoint Online
  • Slack
  • SMTP
  • SQL Azure
  • Trello
  • Twilio
  • Twitter
  • Wunderlist
  • Yammer

Flow kann aber auch HTTP Zugriffe absetzen oder Azure Enterprise Service Bus Messages versenden oder Empfangen. Dies ermöglicht auch die Integration von Line of Business Lösungen, benötigt aber definitiv mehr Wissen.

Flow ist nett, aber meiner Meinung nach zu simple gestrickt für die Enterprise Welt. Business-kritische Prozesse benötigen Berechtigungen, Nachvollziehbarkeit, Transaktionskontrolle, etc. Und eine Prise Software Architektur – und dieses Skill bringen die IT-affinen Business User leider nicht mit.


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Einfache Integration von Yammer in SharePoint

Bei vielen Unternehmen verschiebt sich ein Teil der Kommunikation und dadurch auch der Kollaboration von SharePoint nach Yammer. Wenn es um den Austausch zu Projekten oder Themen geht hat Yammer klare Vorteile. Daher gilt es die beiden Welten zu vereinen.

Die Yammer App, welche im SharePoint App Store angeboten ist, überzeugt nicht wirklich. Einfacher und flexibler ist die Integration des Yammer Feeds mittels Yammer Embed und dem Script Web Part. Diese Anleitung funktioniert übrigens auch auf Office 365.

Mit einigen Zeilen JavaScript Code kann auf einer Web Part Page der Yammer Feed eines Networks oder einer Group angezeigt werden. Zuerst müssen folgende Vorbedingungen erfüllt sein.

  • Damit sich die Benutzer nicht extra für Yammer einloggen müssen, ist ein SSO hilfreich. Dabei gibt es das alte Yammer SSO oder das neue Office 365 sign-in for Yammer, welches laut Office 365 Roadmap aktuell ausgerollt wird.
  • Nutzt man den Internet Explorer, müssen folgende die Domains in die „Trusted Sites“ aufgenommen werden. Am besten über die GPO.
https://*.yammer.com
https://*assets-yammer.com

Die Integration auf SharePoint 2013 erfolgt mit dem Script Editor Web Part. Das Web Part kann auf jeder beliebigen Web Part Page über den „Embed Code“ Button eingefügt werden.

embed2

Zum Start fügen wir einfach folgendes Code Snippet ein.

<script type="text/javascript" src="https://assets.yammer.com/assets/platform_embed.js"></script>
<div id="embedded-feed" style="height:600px;width:600px;"></div>
<script>
  yam.connect.embedFeed({
    container: '#embedded-feed'
    , feedType: ''
    , feedId: ''
    , config: {
      use_sso: false
      , header: true
      , footer: true
      , showOpenGraphPreview: false
      , defaultToCanonical: false
      , hideNetworkName: false
    }
  });
</script>

Sofort wird der Yammer Feed des Default Networks geladen. Über folgende Website können wir nun das Snippet gemäss unseren Bedürfnissen konfigurieren: https://www.yammer.com/widget/configure.

embed

Die wichtigsten Parameter sind die folgenden.

  • Network Permalink:  Name des Yammer Networks. Wenn man Yammer aufruft, erscheint der Permalink als erster „Ordner“ des URLs.
  • Feed Type:
    • „My Feed“ ist der persönliche Feed, ideal für die Startseite.
    • „Group“ zeigt den Inhalt einer Gruppe an.
    • „Topic“ zeigt die Posts zu einem Hashtag an
  • Feed ID: Abhängig davon, was als Feed Type ausgewählt wurde, muss hier die ID angegeben werden. Am Besten wählt man die Gruppe, den Hashtag, etc. auf Yammer aus und kopiert die ID aus der URL Zeile.

Mit einem Klick auf „Go“ kann man die Einstellungen sofort testen.

Easy, nicht?


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Office Delve Yammer Integration, Office Delve Apps und Office Delve Datenschutz

Auf dem IT Pro Network auf Yammer fand letzte Woche ein YamJam zum Thema Delve statt. Das ist eine Art Twitter Jam nur auf Yammer. Dabei hat Microsoft viele Fragen rund um Office Delve beantwortet.

Integration von Yammer

Aktuell ist Yammer noch nicht in Office Delve integriert. Der Office Graph verwendet also keine Signale von Yammer um die Informationen aufzubereiten. Es ist aber geplant, dies nachzuliefern. Auch werden Yammer Conversations, welche an einem Dokument hängen, in Delve angezeigt.

Apps

Es sind Apps für verschiedene Plattformen geplant. Dabei wurden auch ausdrücklich Android und iOS genannt. Hier verfolgt Microsoft den Mobile First Ansatz.  Ggf. müssen wir uns noch einige Zeit auf die schon gezeigte Windows 8 App gedulden.

Datenschutz

Office Delve beachtet die Berechtigungen und ist Security-trimmed. Auch weil es auch der Search basiert. Darum wird auch Inhalt aus Listen und Dokumentbibliotheken, welcher von der Search ausgeschlossen ist, nicht in Delve angezeigt. Dies ist aktuell auch der Weg, um sensitive Inhalte von Delve auszuschliessen. Office Delve zeigt aber nur an, wenn ein Daokument bearbeitet wurde und diese Information ist heute bereits einsehbar. Delve zeigt nicht an, wenn Dokumente nur angezeigt wurden.

Die E-Mail Kommunikation des Benutzers wird nicht indexiert. Office Delve nutzt Signals von Exchange Online um die Relevanz zu verbessern und z.B. die 5 Personen auf der linken Seite zu eruieren.

Freshness von Office Delve

Office Delve baut auf der Suche auf. Darum sind die angezeigten Informationen nie ganz aktuell. Microsoft hat sich zum Ziel gesetzt, dass 95% des Inhalts nicht älter als 1 Stunde ist. Sie würden hart daran arbeiten.


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Yammer effizient nutzen

Yammer ist ein tolles Tool. Ich nutze es seit 2011 jeden Tag. Nach der anfänglichen Euphorie, brauchte ich aber einige Zeit um herauszufinden, wie ich Yammer nutze.
Immer wieder höre ich, dass Nutzer (auch hochdotierte SharePoint Cracks) überfordert sind mit den verschiedenen Yammer Networks. Da werden einerseits zig E-Mails versendet, andererseits kriegt man relevante Informationen gar nicht mit. Weiter gibt es noch Apps für Windows sowie die Mobile Devices – aber irgendwie taugen die nicht viel. Viele Leute meinte darum, den Mehrwert von Yammer gegenüber E-Mail nicht zu erkennen.
Am Anfang hatte ich auch Mühe damit. Mittlerweile habe ich meinen Weg gefunden, wie Yammer mit mir kommuniziert. Vor allem, weil ich in mehreren Networks aktiv bin.
Hier meine Erfahrungen:
  • Vergiss die Apps. Die Push Notifikationen halten einem nur von der Arbeit ab. Das Posten ist fehleranfällig. Und die Arbeit mit mehreren Networks ist echt nicht schlau gelöst.
  • 2 bis 4 mal am Tag gehe ich bewusst auf das Network meines Arbeitgebers. Meistens poste ich dann auch gleich was.
  • Von Networks der zweiten Priorität, in welchen doch ab und zu was relevantes für mich gepostet wird, kriege ich das „Daily Digest“ per E-Mail. Outlook verschiebt dies automatisch in einen Ordner. Die Daily Digest lese ich innert ca. alle zwei Tage. Zu diesen Networks der zweiten Priorität gehört für mich z.B. SharePoint Community Schweiz.
  • Bei den ganz wichtigen Gruppen (bei mir ist es genau eine: die Gruppe der Geschäftsleitung) habe ich auf der rechten Seite die Checkbox „Subscribe to this group by email“ angewählt. Damit kriege ich jede Meldung auch per E-Mail.
  • Bei alle anderen Networks wie SPYAM oder Microsoft Technical Communities bin ich zwar Mitglied, greife aber selten darauf zu. Die schiere Information die da daherkommt würde mich sonst erschlagen.

Damit kann ich selbst bestimmen, wann und wie ich welche Information konsumieren will.


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Fit für Office 365: Yammer

In einer Blogserie beleuchte ich, warum sich ein Unternehmen für Office 365 fit machen sollte und welche Dienste sofort genutzt werden können.

Wenn einmal die Mitarbeiter den Nutzen eines Enterprise Social Networks wie Yammer entdeckt hat, will niemand mehr darauf verzichten. Seit Yammer als Teil von Office 365 angeboten wird, gibt’s ein starkes Argument mehr für Office 365.

Ein Enterprise Social Network wie Yammer, hilft das kollektive Wissen des Unternehmens besser zu nutzen. Poste ich ein Anliegen auf Yammer, bekomme ich häufig Antworten von Personen, an welche ich nicht gedacht habe. Und vor allem innerhalb von Minuten. Danke der Suche, den Hashtags und den Groups wird das Wissen konserviert und kann später wieder gefunden werden. Zum Schluss macht Yammer auch viel mehr Spass als ellenlange E-Mail Diskussionen.

Yammer Conversations

Als Teil von Office 365 wird die Integration in andere Dienste massiv vorangetrieben. Im Monatsrhythmus lanciert Microsoft neue Features aufgeschaltet. Vor wenigen Tagen wurde die „Document Conversations“ aufgeschaltet. Bearbeitet man ein Office Dokument, welches auf Office 365 liegt, kann man rechts gleich die Yammer Diskussion dazu einblenden. Aktuell funktioniert dies aber nur, wenn das Dokument in Office Web Applications bearbeitet wird.

Der Vorteil liegt vor allem darin, dass man die Diskussion auch mitkriegt, ohne das Dokument zu öffnen. Es wird mir automatisch in meinem Yammer Feed angezeigt.

Dynamics CRM Online

Ebenfalls sehr gut integriert ist Yammer in eine andere Office 365 Erweiterung. In Dynamics CRM Online kann zu jeder beliebigen Datensatz (Kunde, Verkaufschance, Incident, etc.) ein Yammer Post angesetzt werden. Damit erreicht man innerhalb der Firma eine grosse Zielgruppe. Die Chance, dass man damit jemanden im Unternehmen erreicht, der zum Gelingen meines Anliegens beitragen kann, ist sehr hoch.