David Schneider

SharePoint and Office 365 Blog


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Office 365 Planner

Hohe Erwartung

Zugegeben, ich war naiv. Meine Erwartungen an Office 365 Planner waren gross. Einerseits geisterte das Projekt schon lange herum (Codename Highlander). Andererseits hat Microsoft das Work Management aus Office 365 abgeschaltet mit dem Versprechen, dass das „was“ bringen würden. Zur Erinnerung: Die Work Management Service Application synchronisiert die Tasks aus den SharePoint Sites mit der MySite und stellt eine Anbindung an Exchange her, wo sie dann schliesslich in Outlook landen. Es gibt tatsächlich Kunden, welche diese Funktion noch im Einsatz haben. In Office 365 sowie in SharePoint 2016 ist diese Funktion aber nicht mehr verfügbar.

Und natürlich erhofft man sich von jeder Aufgabenverwaltung auch eine Arbeitserleichterung. Aber wie heisst es so schön: A fool with a tool is still a fool.

Vorne weg: Office 365 Planner ist keine Raketenwissenschaft. Mit Planner lassen sich die Aufgaben eines Teams organisieren. Schnell und einfach, wie wir uns das von Kanban Board Tools wie Trello oder Kanbanflow gewöhnt sind. Die Integration in bestehende Productivity Tools wie Outlook, SharePoint beschränkt sich aktuell auf Office 365 Groups.

Start

Troztdem wollen wir uns die Funktion, welche auf den Office 365 Tenants mit „First-Use“ verfügbar ist, anschauen. Damit man in den Genuss des Previews kommt, müssen die Schritte in diesem Blogpost befolgt werden. Der Zugriff erfolgt danach über einprägsame URL https://tasks.office.com. Als Einstieg wird einem der Hub gezeigt.

plannerhub

Die „My Task“ Ansicht zeigt die mir zugewiesenen Tasks. Hier kann ich einfach den Progress nachtragen.

MyTasks

Groups

Planner basiert auf der Office 365 Groups Funktion. Pro Office 365 Group kann ein sogenannter Plan erstellt werden, in welchem wiederum Tasks erstellt werden können. Das Aufsetzen auf Groups ist eine elegante Lösung, denn jeder Group liegt eine Azure Active Directory Gruppe zu Grunde. Über diese Azure AD Group erfolgt auch die Verwaltung der Zugriffe – entweder kann nur der Owner neue Personen einladen oder jeder kann sich in eine Group einklinken.

Erstelle ich Planner einen neuen Plan erstelle ich im Hintergrund gleich eine Office 365 Group.

CreateNewPlan

Neben dem Planner können in einer Office 365 Group auch Dokumente (auf einer SharePoint Online Site) und Termine (in einem Outlook Kalender) abgelegt und Diskussionen geführt werden. Für die ad-hoc Collaboration genau das richtige Werkzeug.

Task Management

Das Task Management selbst ist keine Rocket Science. Die Tasks können in sogenannten Buckets gruppiert werden. Auf der „My Tasks“ Ansicht sehe ich all meine Tasks und kann den Progress (Not started, In Progress, Done) verwalten.

AddNewTask

Dokumente, welche ich einem Task anhänge werden in der SharePoint Site der Group abgelegt. Auf den Files kann folglich auch kollaboriert werden.  Eine nette Spielerei ist die Preview-Ansicht des Dokuments, welches als Teaserbild für den Task genutzt wird.

Neben den üblichen Feldern kann man die Tasks auch kommentieren.

taskdetail

Cool finde ich die Möglichkeit, den Tasks ein Label zuzuordnen. Damit kann man einfach eigene „Productivity“ Methoden umsetzen.

labels

ToDo

Leider ist Planner nicht ganz zu Ende gedacht. In der aktuellen Lösung ist ein weiteres Silo, in dem ich meine Tasks ablegen kann. Allein die Microsoft Produktpalette bietet mit Outlook, SharePoint, OneNote aber auch Project Server und Team Foundation Server Lösungen an, in den ich die Arbeit meines Teams verwalten kann und welche einen Bezug zu SharePoint, Office 365 oder dem Office Client haben. Braucht wir da wirklich noch ein weiteres Tool?

Ein erster Schritt der Integration könnte mit der Office 365 Group App oder der Group Integration in den Outlook Client gemacht werden. Und hoffentlich werden noch weitere Schritte folgen. Die Wunschliste, u.a. auf User Voice, ist lang.

Office 365 Planner ist aktuell noch im First-Use, d.h. Beta, Stadium. Klar, dass nicht alles rund läuft. Bei mir zeigt z.B. die Mobile Ansicht keine Pläne an. Auch werden die Updates des Task Status teilweise nicht gespeichert. Aber das kann ja alles noch werden.


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SharePointCommunity.ch: News von der Ignite (Züri Session)

Am 11. Juni konnten wir bei Microsoft in Wallisellen die zweite Session zum Theme „News von der Ignite“ halten. Mit dabei waren Roger Haueter, Samuel Zürcher, Patrick Mäschli und ich. Danke AvePoint fürs Sponsoing und Microsoft für den Raum.

Anbei die Slides.


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Next Generation Portals von Office 365

Office 365: Next Generation Portals

Microsoft erweitert Office 365 mit sogenannten Next Generation Portals. Heute werden solche Portale meist selbst vom Kunden implementiert. Microsoft wird hier einige ready-to-go Lösungen liefern, welche direkt eingesetzt werden können. Die Idee ist, dass sie auf Social Daten abstützen und sich in andere Anwendungen integrieren lassen. Die Lösung wird laut Microsoft zu vernünftigen Kosten erhältlich sein.

Für jeden Business Use Case soll ein eigenes Portal geben. Mit Video for Office 365 und den Delve People Profiles stehen heute schon zwei solche Next Gen Portals zur Verfügung. Weitere werden folgen. So hat Microsoft eine Knowledge Management Lösung mit dem Namen „infopedia“ angekündigt.

Diese drei Next Gen Portals wollen wir hier kurz vorstellen:

Office 365 Video

Im Jahr 2016 soll gemäss Gartner jeder Mitarbeitende durchschnittlich 16 Stunden Unternehmens-interne Video-Inhalte pro Monat konsumieren. Microsofts Antwort auf diesen Change ist Office 365 Video. Die Funktion ist mittlerweile auf fast allen Office 365 Tenants verfügbar. Die Plattform erlaubt es, innerhalb eines Unternehmens Videos zu speichern, zu teilen und anzuschauen. Speicherung und Konvertierung erfolgt über Azure Media Services. Konsumieren kann man die Videos nicht nur mit dem Web Browser sondern auch mit Mobile Devices. Dabei sind die Videos in die bestehenden Dienste wie Search, Delve und Yammer integriert. Zugreifen darf nur, wer einen Firmenaccount besitzt.

Office 365 Video

Office 365 Video

Delve People Profile

Das zweite Next Gen Portal „Delve People Profile“ wird in den kommenden Monate auf Office 365 ausgerollt. Delve bzw. dem Office Graph merkt sich, wer mit wem an Dokumenten arbeitet, wer wem E-Mails schreibt oder wer mit wem auf Yammer kommuniziert. Daraus ergibt sich ein Graph, mit welchem man von Personen auf Dokumente und von Dokumenten auf Personen kommt.

Auf dieses Basis hat Microsoft nun das „Delve People Profile“ geschaffen. Es zeigt nicht nur Informationen aus dem User Profile, sondern auch woran eine Person aktuell gerade arbeitet. Weitere Features, welche noch folgenden werden, ist eine „Praise“ Funktion sowie eine Übersicht der Kommunikation zwischen mir und der gewählten Person. Das People Profile integriert sich in die People Search, Outlook Online und SharePoint Sites. Auch per Mobile ist das Profile aufrufbar. Später soll das Profile um eine neue Blog Site erweitert werden.

Microsoft will damit die persönliche Produktivität verbessern. Mit Delve und dem People Profile soll man die für sich relevanten Dokumente oder Personen entdecken. Auch das Onboarding von neuen Mitarbeitenden kann vereinfacht werden.

Delve People Profile

Delve People Profile

Codename infopedia

An der Ignite hat Microsoft auch ein Knowledge Management Next Gen Portal mit dem Codenamen „infopedia“ angekündigt. Dazu gehört auch eine Micro Blog Lösung namens „Microsites“. Mit Microsites kann man einfach und schnell Article Pages erfassen – wie man es sich von WordPress gewöhnt ist. Ausserdem lassen sich einfach Dokumente, Videos und Related Dokuments einbinden. Dank Microsites kann man einfach und schnell Landing Pages zu einem bestimmten Thema erstellen.

Das neue Knowledge Management Portal infopedia aggregiert solche Microsites zusammen mit Inhalten aus Delve, On Premise SharePoint sowie manuell erstelltem Content. Die Anzeige wird dabei für jeden Benutzer personalisiert aber auch strukturiert gemäss einer Firmen-Taxonomie.

Auch hier hilft Microsoft das vorhandene Wissen innerhalb eines Unternehmens besser nutzbar zu machen. Infopedia ist aber in einer frühem Stadium. Ob und wann es kommt, steht noch nicht fest.

Infopedia Startseite

Infopedia Startseite

Article in Microsite erstellen

Article in Microsite erstellen

Suchen in Infopedia

Suchen in Infopedia


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App Launcher bringt ein Lifting für Office 365

Zusammen mit der Einführung des App Launcher hat Microsoft auch die Top Bar aufgefrischt. Auf unserem produktiven Tenant wurden die Änderungen dieses Wochenende aufgeschaltet. Aus meiner Sicht ein gelungener Wurf. Ein schwarzer Balken geht über die gesamte Bildschirmbreite und zeigt einem sofort, auf welcher Anwendung man sich befindet.

lifted office 365

Das neue Design der Top Bar wirkt aufgeräumt.

Aber auch der App Launcher hat sich als nützliches Tool erwiesen. Im App Launcher listet Office 365 alle verfügbaren Anwendungen (also Mail, Contacts, Sites, Yammer, etc.) auf. Der Benutzer hat die Möglichkeit die angezeigten Apps zu bestimmen und kann so einen personalisierten Einstieg. Ein Grund mehr, ein Office 365 Dienst wie Delve oder OneDrive for Business als Startseite zu setzen.

App Launcher

Der App Launcher zeigt die verfügbaren Office 365 Anwendungen.


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Mobile Device Kompatibilität mit Office 365 und SharePoint Online

In einer „Cloud First, Mobile First“ Welt, wie sie Microsoft CEO Satya Nadella als Strategie angekündigt hat, greift man auch immer öfter mit Mobile Devices auf die Collaboration Umgebung zu. Heute will man von überall und mit jedem beliebigen Devices auf seine Daten zugreifen können.  Der Begriff Mobile Devices beinhaltet nicht nur Smartphones sondern auch Tablets. Dazu gehören also Apple iPad, Android Tablets wie das Samsung Galaxy Tab sowie auch das Surface von Microsoft.

Wenn es um den mobilen Zugriff geht, hat die Cloud mit Office 365 bzw. SharePoint Online gegenüber SharePoint 20113 On Premise zwei entscheidende Vorteile.

  • Aktuelle Software: SharePoint 2013 wurde in der selben Zeit wie das Surface 1 gelauncht. Das Produktteam von SharePoint hat also keine Chance sich auf das Surface einzustellen. Anders sieht es in der Cloud mit Office 365 aus: In regelmässigen Updates werden neue Features und Verbesserungen ausgeliefert. So wurde eine Mobile View für OneDrive for Business hinzugefügt. Auch die Team Sites verfügen über eine Mobile optimierte Ansicht. Neue Funktionen wie Office Groups werden „von Haus aus“ für Mobile First entwickelt und lassen sich auf den mobilen Geräten sehr gut darstellen. Bei SharePoint 2013 On Premise ist die Mobile View nur bedingt vorhanden.
  • Externer Zugriff und Authentication: Mobiler Zugriff kombiniert mit Bring your own device (BYOD) bedeutet, dass die Collaboration Plattform vom Internet her zugänglich ist. Mit Office 365 läuft die Authentication über ADFS. Viele Apps, welche die Arbeit auf den mobilen Devices erleichtern, sind genau für diese Authentisierung ausgerichtet. Bei SharePoint 2013 On Premise muss man hingegen jede App mit dem eigenen Setup testen.
Mobile View von SharePoint Online auf Windows Phone

Mobile View von SharePoint Online auf Windows Phone

Darum werde ich im diesem Blogpost auch nur auf den mobilen Zugriff auf Office 365 eingehen. Soll mit Smartphones und anderen Mobile Devices auf SharePoint 2013 On Premise zugegriffen werden, sind auf jeden Fall weitere Abklärungen notwendig. Auch muss man die Liste der unterstützten Geräte massiv einschränken.

Als Grundlage hat mir der Blogpost Compare how different mobile devices work with Office 365 gedient. Die unterstehende Matrix habe ich aber mit neuen Devices (wie dem Android Tablet oder Windows 8 auf Surface) erweitert sowie auch neue Funktionen hinzugefügt.

Task

Windows 8

Windows Phone

iPhone, iPad

Android Phones

Android Tablet

E-Mail: Outlook Web App um E-Mails zu lesen Ja Ja Ja Exchange 2010 Mobile Ansicht Exchange 2010 Mobile Ansicht
Native Outlook App Ja Nein Ja Nein Nein
POP oder IMAP Sync Ja Ja Ja Ja Ja
Exchange ActiveSync Ja Ja Ja Ja Ja
Office Groups: Im Browser anzeigen Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Nein
SharePoint Online: Office Online in Office 365 Ja Anzeigen im Browser, Bearbeiten in Office Mobile App iPhone: Anzeigen, iPad: Bearbeiten Nur Anzeigen Nur Anzeigen
OneNote App, Zugriff auf OneNote Dateien auf Office 365 Ja Ja Ja Ja Ja
OneNote Online Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Ja
Office App auf Mobile Devices(Word, Excel, and PowerPoint) Ja Ja Ja Ja Ja, App angekündigt.
Zugriff via App auf OneDrive for Business Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Ja
Delve: Im Browser anzeigen Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Ja
Yammer: Aufruf im Browser Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Ja
Yammer App Ja Ja Ja Ja Ja
Lync 2013: App Ja Ja Ja Ja Ja, App verfügbar
CRM Online: Zugriff auf CRM Daten via App Ja Ja Ja Nicht getestet Ja, App verfügbar. Läuft aber nicht auf Android 4.4
Administration von Office 365 via Browser Ja Nein Nein Nein Nein
Office 365 App für Service Health Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Ja

Darum: Wenn Mobile Zugriff ein Thema ist, tut man gut daran auf Office 365 bzw. SharePoint Online sowie Windows 8, Windows Phone 8 oder iOS mit iPad und iPhone zu setzen.


2 Kommentare

Bye Bye Ineffizienz: OneDrive Dokumente sharen statt Attachments versenden

In den letzten Wochen hat Outlook.com von Office 365 ein Update gekriegt, u.a. angekündigt auf dem Office Blog. Das Versenden von Attachments gehört damit der Vergangenheit an. Mit Outlook.com kann man nun Dateien direkt ab OneDrive for Business verlinken. Für mich ist es ein weiteres Puzzlestück, mit welchem der Information Worker seine Arbeit effizienter ausführen kann.

Seit bald 10 Jahren baue ich nun Collaboration Lösungen mit SharePoint. Für viele Use Cases konnte man Team, Projekt oder Extranet Sites bereitstellen, über welche man Dokumente austauschen kann. Trotzdem kam es immer wieder vor, dass ein Dokument nirgends hingepasst hat und darum schnell per Anhang versendet wurde.

Dabei ist das Versenden von Attachments sehr ineffizient.

  • Eine Zusammenarbeit ist nicht möglich. Bearbeitet der Empfänger das Dokument und sendet es zurück, dann kann nur in seltenen Fällen eine Merge-Orgie verhindert werden. Oftmals hat es der Autor selbst oder eine andere Drittperson bereits wieder bearbeitet.
  • Das versendete Dokument bleibt nie aktuell. Bei Änderungen muss ich das Dokument nochmals versenden. Der Empfänger hat in seiner Mailbox plötzlich 2 oder mehr Versionen und muss darauf achten, dass er nicht die falsche Version anschaut.
  • Ich verliere die Kontrolle über meine Daten. Ein E-Mail mit Attachment liegt in fremden Mailboxen, welche vielleicht im Ausland gespeichert sind. Oder die Mailbox wurde auf den nicht verschlüsselten Notebook des Empfängers synchronisiert, welcher dummerweise gestern gestohlen wurde.
  • Anhänge verstopfen die Mailbox und führen zu grossen Datenmengen auf den Exchange Servern. Viele Exchange Admins kämpfen damit.

Glücklich ist, wer seine Mailbox bereits auf Office 365 hat. Denn da gehört das Versenden von Attachments der Vergangenheit an.

Will man ein Anhang (Attachment) anfügen, heisst der Menupunkt neu „Attachment or OneDrive Files“.

attach from onedrive

Beim Aufruf kriegt der Benutzer die Liste „Recent“; der zuletzt geöffneten Dokumente. Klickt man auf „My files“ erscheinen die Dateien von OneDrive for Business. Die lokalen Dateien („Computer“) sind erst an vierter Stelle.

onedrive select

Hat der Benutzer ein Dokument ausgewählt, kann er sich nochmals entscheiden: Soll das Dokument auf OneDrive for Business geteilt (Share) werden oder soll doch das Attachment versendet werden.

share or attach

Bereits länger haben wir diese Option auch in Office Anwendungen (Office 2013). Auch hier kann man Dokumente, welche auf OneDrive oder OneDrive for Business liegen, ganz einfach freigeben.

share word