David Schneider

SharePoint and Office 365 Blog

Archiv nach Autor: David Schneider


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Mobile Device Kompatibilität mit Office 365 und SharePoint Online

In einer „Cloud First, Mobile First“ Welt, wie sie Microsoft CEO Satya Nadella als Strategie angekündigt hat, greift man auch immer öfter mit Mobile Devices auf die Collaboration Umgebung zu. Heute will man von überall und mit jedem beliebigen Devices auf seine Daten zugreifen können.  Der Begriff Mobile Devices beinhaltet nicht nur Smartphones sondern auch Tablets. Dazu gehören also Apple iPad, Android Tablets wie das Samsung Galaxy Tab sowie auch das Surface von Microsoft.

Wenn es um den mobilen Zugriff geht, hat die Cloud mit Office 365 bzw. SharePoint Online gegenüber SharePoint 20113 On Premise zwei entscheidende Vorteile.

  • Aktuelle Software: SharePoint 2013 wurde in der selben Zeit wie das Surface 1 gelauncht. Das Produktteam von SharePoint hat also keine Chance sich auf das Surface einzustellen. Anders sieht es in der Cloud mit Office 365 aus: In regelmässigen Updates werden neue Features und Verbesserungen ausgeliefert. So wurde eine Mobile View für OneDrive for Business hinzugefügt. Auch die Team Sites verfügen über eine Mobile optimierte Ansicht. Neue Funktionen wie Office Groups werden „von Haus aus“ für Mobile First entwickelt und lassen sich auf den mobilen Geräten sehr gut darstellen. Bei SharePoint 2013 On Premise ist die Mobile View nur bedingt vorhanden.
  • Externer Zugriff und Authentication: Mobiler Zugriff kombiniert mit Bring your own device (BYOD) bedeutet, dass die Collaboration Plattform vom Internet her zugänglich ist. Mit Office 365 läuft die Authentication über ADFS. Viele Apps, welche die Arbeit auf den mobilen Devices erleichtern, sind genau für diese Authentisierung ausgerichtet. Bei SharePoint 2013 On Premise muss man hingegen jede App mit dem eigenen Setup testen.
Mobile View von SharePoint Online auf Windows Phone

Mobile View von SharePoint Online auf Windows Phone

Darum werde ich im diesem Blogpost auch nur auf den mobilen Zugriff auf Office 365 eingehen. Soll mit Smartphones und anderen Mobile Devices auf SharePoint 2013 On Premise zugegriffen werden, sind auf jeden Fall weitere Abklärungen notwendig. Auch muss man die Liste der unterstützten Geräte massiv einschränken.

Als Grundlage hat mir der Blogpost Compare how different mobile devices work with Office 365 gedient. Die unterstehende Matrix habe ich aber mit neuen Devices (wie dem Android Tablet oder Windows 8 auf Surface) erweitert sowie auch neue Funktionen hinzugefügt.

Task

Windows 8

Windows Phone

iPhone, iPad

Android Phones

Android Tablet
E-Mail: Outlook Web App um E-Mails zu lesen Ja Ja Ja Exchange 2010 Mobile Ansicht Exchange 2010 Mobile Ansicht
Native Outlook App Ja Nein Ja Nein Nein
POP oder IMAP Sync Ja Ja Ja Ja Ja
Exchange ActiveSync Ja Ja Ja Ja Ja
Office Groups: Im Browser anzeigen Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Nein
SharePoint Online: Office Online in Office 365 Ja Anzeigen im Browser, Bearbeiten in Office Mobile App iPhone: Anzeigen, iPad: Bearbeiten Nur Anzeigen Nur Anzeigen
OneNote App, Zugriff auf OneNote Dateien auf Office 365 Ja Ja Ja Ja Ja
OneNote Online Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Ja
Office App auf Mobile Devices(Word, Excel, and PowerPoint) Ja Ja Ja Ja Ja, App angekündigt.
Zugriff via App auf OneDrive for Business Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Ja
Delve: Im Browser anzeigen Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Ja
Yammer: Aufruf im Browser Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Ja
Yammer App Ja Ja Ja Ja Ja
Lync 2013: App Ja Ja Ja Ja Ja, App verfügbar
CRM Online: Zugriff auf CRM Daten via App Ja Ja Ja Nicht getestet Ja, App verfügbar. Läuft aber nicht auf Android 4.4
Administration von Office 365 via Browser Ja Nein Nein Nein Nein
Office 365 App für Service Health Ja Ja Nicht getestet Nicht getestet Ja

Darum: Wenn Mobile Zugriff ein Thema ist, tut man gut daran auf Office 365 bzw. SharePoint Online sowie Windows 8, Windows Phone 8 oder iOS mit iPad und iPhone zu setzen.


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Bye Bye Ineffizienz: OneDrive Dokumente sharen statt Attachments versenden

In den letzten Wochen hat Outlook.com von Office 365 ein Update gekriegt, u.a. angekündigt auf dem Office Blog. Das Versenden von Attachments gehört damit der Vergangenheit an. Mit Outlook.com kann man nun Dateien direkt ab OneDrive for Business verlinken. Für mich ist es ein weiteres Puzzlestück, mit welchem der Information Worker seine Arbeit effizienter ausführen kann.

Seit bald 10 Jahren baue ich nun Collaboration Lösungen mit SharePoint. Für viele Use Cases konnte man Team, Projekt oder Extranet Sites bereitstellen, über welche man Dokumente austauschen kann. Trotzdem kam es immer wieder vor, dass ein Dokument nirgends hingepasst hat und darum schnell per Anhang versendet wurde.

Dabei ist das Versenden von Attachments sehr ineffizient.

  • Eine Zusammenarbeit ist nicht möglich. Bearbeitet der Empfänger das Dokument und sendet es zurück, dann kann nur in seltenen Fällen eine Merge-Orgie verhindert werden. Oftmals hat es der Autor selbst oder eine andere Drittperson bereits wieder bearbeitet.
  • Das versendete Dokument bleibt nie aktuell. Bei Änderungen muss ich das Dokument nochmals versenden. Der Empfänger hat in seiner Mailbox plötzlich 2 oder mehr Versionen und muss darauf achten, dass er nicht die falsche Version anschaut.
  • Ich verliere die Kontrolle über meine Daten. Ein E-Mail mit Attachment liegt in fremden Mailboxen, welche vielleicht im Ausland gespeichert sind. Oder die Mailbox wurde auf den nicht verschlüsselten Notebook des Empfängers synchronisiert, welcher dummerweise gestern gestohlen wurde.
  • Anhänge verstopfen die Mailbox und führen zu grossen Datenmengen auf den Exchange Servern. Viele Exchange Admins kämpfen damit.

Glücklich ist, wer seine Mailbox bereits auf Office 365 hat. Denn da gehört das Versenden von Attachments der Vergangenheit an.

Will man ein Anhang (Attachment) anfügen, heisst der Menupunkt neu „Attachment or OneDrive Files“.

attach from onedrive

Beim Aufruf kriegt der Benutzer die Liste „Recent“; der zuletzt geöffneten Dokumente. Klickt man auf „My files“ erscheinen die Dateien von OneDrive for Business. Die lokalen Dateien („Computer“) sind erst an vierter Stelle.

onedrive select

Hat der Benutzer ein Dokument ausgewählt, kann er sich nochmals entscheiden: Soll das Dokument auf OneDrive for Business geteilt (Share) werden oder soll doch das Attachment versendet werden.

share or attach

Bereits länger haben wir diese Option auch in Office Anwendungen (Office 2013). Auch hier kann man Dokumente, welche auf OneDrive oder OneDrive for Business liegen, ganz einfach freigeben.

share word


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Office Delve Yammer Integration, Office Delve Apps und Office Delve Datenschutz

Auf dem IT Pro Network auf Yammer fand letzte Woche ein YamJam zum Thema Delve statt. Das ist eine Art Twitter Jam nur auf Yammer. Dabei hat Microsoft viele Fragen rund um Office Delve beantwortet.

Integration von Yammer

Aktuell ist Yammer noch nicht in Office Delve integriert. Der Office Graph verwendet also keine Signale von Yammer um die Informationen aufzubereiten. Es ist aber geplant, dies nachzuliefern. Auch werden Yammer Conversations, welche an einem Dokument hängen, in Delve angezeigt.

Apps

Es sind Apps für verschiedene Plattformen geplant. Dabei wurden auch ausdrücklich Android und iOS genannt. Hier verfolgt Microsoft den Mobile First Ansatz.  Ggf. müssen wir uns noch einige Zeit auf die schon gezeigte Windows 8 App gedulden.

Datenschutz

Office Delve beachtet die Berechtigungen und ist Security-trimmed. Auch weil es auch der Search basiert. Darum wird auch Inhalt aus Listen und Dokumentbibliotheken, welcher von der Search ausgeschlossen ist, nicht in Delve angezeigt. Dies ist aktuell auch der Weg, um sensitive Inhalte von Delve auszuschliessen. Office Delve zeigt aber nur an, wenn ein Daokument bearbeitet wurde und diese Information ist heute bereits einsehbar. Delve zeigt nicht an, wenn Dokumente nur angezeigt wurden.

Die E-Mail Kommunikation des Benutzers wird nicht indexiert. Office Delve nutzt Signals von Exchange Online um die Relevanz zu verbessern und z.B. die 5 Personen auf der linken Seite zu eruieren.

Freshness von Office Delve

Office Delve baut auf der Suche auf. Darum sind die angezeigten Informationen nie ganz aktuell. Microsoft hat sich zum Ziel gesetzt, dass 95% des Inhalts nicht älter als 1 Stunde ist. Sie würden hart daran arbeiten.


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Delve ist verfügbar

Seit letzter Woche ist Delve verfügbar. An der SharePoint Conference 2013 als Codename  „Oslo“ angekündigt, findet man die Anwendung nun auf den Office 365 Tenants. Delve ist in den Office 365 Lizenzen E1 bis E4 verfügbar.

Nutzen für den Benutzer

Delve zeigt die für den Benutzer relevanten Dokumente, Informationen und Beziehungen auf. Als Benutzer soll man die richtigen Informationen zur richtigen Zeit angezeigt kriegen. Microsoft verwendet dafür das Bonmot „With Delve, information finds you versus you having to find information.“

Basis

Dabei bedient sich Delve dem „Office Graph“. Der Office Graph vereint aktuell Daten aus SharePoint Online, OneDrive for Business, Yammer und Exchange. Später sollen auch Lync, E-Mail Attachments und OneNote dazukommen. Der Office Graph weiss darum, mit welchen Personen wir arbeiten und mit welchen Leuten wir kommunizieren. Daraus kann der „Office Graph“ ableiten, welche Informationen und Dokumente für uns relevant sind.

Architektur

Delve basiert auf Content und Signals, wobei ein Signal eine Aktion auf einem Content Objekt ist.
Der Office Graph selbst wird nicht für die Speicherung von Daten genutzt sondern kann als Suchindex angesehen werden. Anwendungen können Content und Signals an den Office Graph senden. Damit kann der Office Graph auch von eigenen Anwendungen mit Daten gefüttert werden. Weitere Details und einen Zeitplan zur Verfügbarkeit dieser Schnittstelle ist uns Microsoft aber schuldig geblieben.

Delve für Office 365 Administratoren

Aktuell steht Delve nur für First Use Kunden zur Verfügung. Man kann sich ganz einfach für das First Use Programm anmelden. Delve kann nun global ein oder ausgeschaltet werden. Weiter kann jeder  Benutzer selbst entscheiden, ob er Delve ein oder ausschalten will. Wie das geht, kann auf der Support Page Delve for Office 365 Admin nachgelesen werden.

Weitere Nützliche Informationen zur Konfiguration von Delve sind auf dieser Office Support Seite erhältlich. U.a. wird hier die Frage beantwortet, wer welche Dokumente sehen kann.

Office Graph für Developer

Bereits heute kann der Office Graph via REST abgefragt werden. Spannend ist, dass die Abfrage über die gewohnte Search REST API erfolgt. Für die Abfrage wurde eine neue Sprache, die GQL (Graph Query Langauge) eingefügt. Eine kurze Beschreibung der Schnittstelle findet man unter Using GQL with the SharePoint Online Search REST API to query Office graph.

Hybrid

Mit der Möglichkeit, Content und Signals in Office Graph zu pushen, kann man auch eigene Anwendungen oder On Premise Lösungen anbinden. Es ist damit zu rechnen, dass bald einige
3rd Party Tools auf dem Markt sein werden. Microsoft plant einen Connector um SharePoint On Premise an den Office Graph anzubinden. Weitere Details wie ein Zeitplan wurden aber nicht bekanntgegeben.


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Yammer effizient nutzen

Yammer ist ein tolles Tool. Ich nutze es seit 2011 jeden Tag. Nach der anfänglichen Euphorie, brauchte ich aber einige Zeit um herauszufinden, wie ich Yammer nutze.
Immer wieder höre ich, dass Nutzer (auch hochdotierte SharePoint Cracks) überfordert sind mit den verschiedenen Yammer Networks. Da werden einerseits zig E-Mails versendet, andererseits kriegt man relevante Informationen gar nicht mit. Weiter gibt es noch Apps für Windows sowie die Mobile Devices – aber irgendwie taugen die nicht viel. Viele Leute meinte darum, den Mehrwert von Yammer gegenüber E-Mail nicht zu erkennen.
Am Anfang hatte ich auch Mühe damit. Mittlerweile habe ich meinen Weg gefunden, wie Yammer mit mir kommuniziert. Vor allem, weil ich in mehreren Networks aktiv bin.
Hier meine Erfahrungen:
  • Vergiss die Apps. Die Push Notifikationen halten einem nur von der Arbeit ab. Das Posten ist fehleranfällig. Und die Arbeit mit mehreren Networks ist echt nicht schlau gelöst.
  • 2 bis 4 mal am Tag gehe ich bewusst auf das Network meines Arbeitgebers. Meistens poste ich dann auch gleich was.
  • Von Networks der zweiten Priorität, in welchen doch ab und zu was relevantes für mich gepostet wird, kriege ich das „Daily Digest“ per E-Mail. Outlook verschiebt dies automatisch in einen Ordner. Die Daily Digest lese ich innert ca. alle zwei Tage. Zu diesen Networks der zweiten Priorität gehört für mich z.B. SharePoint Community Schweiz.
  • Bei den ganz wichtigen Gruppen (bei mir ist es genau eine: die Gruppe der Geschäftsleitung) habe ich auf der rechten Seite die Checkbox „Subscribe to this group by email“ angewählt. Damit kriege ich jede Meldung auch per E-Mail.
  • Bei alle anderen Networks wie SPYAM oder Microsoft Technical Communities bin ich zwar Mitglied, greife aber selten darauf zu. Die schiere Information die da daherkommt würde mich sonst erschlagen.

Damit kann ich selbst bestimmen, wann und wie ich welche Information konsumieren will.


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Content Type Hub auf Office 365

Der Content Type Hub von SharePoint bietet die Möglichkeit, Content Types (Inhaltstypen) auf verschiedene Site Collections zu verteilen. Gerade auf Office 365, wo keine Farm Solutions mit Site Columns und Content Types deployt werden können, ein nützliches Hilfsmittel. An einem zentralen Ort können sämtliche Inhaltstypen erfasst und konfiguriert werden. SharePoint Timer Jobs kümmern sich um die Verteilung auf sämtliche Site Collections.

On Premise konfiguriert man den Content Type Hub auf der Managed Metadata Service Application. Man hat damit die Möglichkeit, selbst zu definieren, unter welchem URL diese Site Collection läuft.

Content Type Hub unter Office 365

Unter Office 365 fehlt diese Konfigurationsmöglichkeit. Jeder Office 365 Tenant verfügt auch über eine Site Collection, welche als Content Type Hub fingiert. Diese ist immer unter https://[tenantname].sharepoint.com/sites/contentTypeHub/ erreichbar.

Die hier erfassten Content Types können über die Option „Manage publishing for this content type“ publiziert und damit auf allen Site Collections des Tenants verfügbar gemacht werden. Mit alle Site Collections meine ich auch alle. Auch die OneDrive for Business Sites der Benutzer.

First-Time-Right

Der Content Type Hub eignet sich nicht als Spielweise. Einmal publizierte Content Types lassen sich nur schwerlich wieder entfernen. Darum auf produktiven Mandanten auf keinen Fall experimentieren. Wenn man aber weiss, was man tut, ist das Feature wirklich nützlich!

Fehlender Zugriff

Diese Site Collection fehlt aber auf der Administrationsseite. Ist der Benutzer, welcher den Tenant ursprünglich erstellt hat, nicht mehr vorhanden, kann es sein, dass man keinen Zugriff mehr auf die Site Collection hat. Dann bleibt einem nichts anderes übrig, als über den Support von Microsoft wieder Zugriff zu beantragen.


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Ändern der Anzeigesprache in Office 365

Gerade in unseren Breitengraden spielt die Mehrsprachigkeit einer Lösung weiter eine grosse Rolle. Der Benutzer wählt als Anzeigesprache seine Muttersprache. Der IT Administrator präferiert aber eher Englisch. Einerseits ist die Übersetzung gerade im Administationsbereich gewöhnungsbedürftig, andererseits lassen sich englische Fehlermeldungen viel besser in Google nachschlagen.

Anzeigesprache in Office 365

Natürlich kann die Anzeigesprache in den einzelnen Tools wie Exchange Online oder SharePoint Online vom Benutzer gesetzt werden. Will man aber die Anzeigesprache des Management Portals ändern, wird es etwas komplizierter.

Die Anzeigesprache in Office 365 wird pro Benutzer definiert. Wo diese Einstellung getätigt wird, hängt vom Ursprung des Benutzers ab. Unterschieden werden dabei Benutzer, welche mit DirSync vom lokalen Active Directory abgeglichen werden (Federated ID) und solche, welche auf Office 365 erstellt wurden (Microsoft ID oder Cloud ID).

Anzeigesprache einer Microsoft ID ändern

Benutzer mit einer Microsoft ID können im Office 365 Admin Portal https://portal.office.com/ oben rechts auf das Zahnrad klicken und „Office 365 Settings“ auswählen.

Hier kann die Anzeigesprache gewählt werden, welche dann auch sofort aktiv wird. Auch die Sprache von SharePoint ändert sich.

Anzeigesprache der Federated ID

Benutzer, welche mit DirSync vom lokalen Active Directory (AD) synchronisiert werden, beziehen die Anzeigesprache aus dem Active Directory Attribut preferredLanguage. Normalerweise ist dies leer. Will man die Anzeigesprache eines bestimmten Benutzers explizit setzen, muss im lokalen Active Directory dieses Attribut gesetzt werden und die nächste Synchronisation abgewartet werden. Die Einstellung kann unter „Active Directory Users and Computers“ vorgenommen werden. Auf dem Tab „Attribute Editor“ wird die Eigenschaft preferredLanguage angezeigt.

Wenn preferredLanguage fehlt, dann muss ggf. der Filter geändert werden („Show Attributes“ auf „Optional“).

Wichtig ist, dass in das Attribute preferredLanguage nur gültige Werte eingetragen werden. Dies sind z.B. folgende:

  • en-US
  • fr-FR
  • de-CH
  • de-DE
  • usw.

Sprache des Office 365 Tenants

Wenn wir schon dabei sind: Auch der Tenant verfügt über eine Standard Sprache. Ändern kann man diese mit einem Klick auf den Tenant Name oben rechts im „Office 365 Admin Portal“.


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ShareConf 2014: 10 Gründe warum der SharePoint langsam ist

Ich durfte heute an der ShareConf eine Session zum Titel „10 Gründe warum der SharePoint langsam ist“ halten. Anbei die Slides dazu.


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Fit für Office 365: Yammer

In einer Blogserie beleuchte ich, warum sich ein Unternehmen für Office 365 fit machen sollte und welche Dienste sofort genutzt werden können.

Wenn einmal die Mitarbeiter den Nutzen eines Enterprise Social Networks wie Yammer entdeckt hat, will niemand mehr darauf verzichten. Seit Yammer als Teil von Office 365 angeboten wird, gibt’s ein starkes Argument mehr für Office 365.

Ein Enterprise Social Network wie Yammer, hilft das kollektive Wissen des Unternehmens besser zu nutzen. Poste ich ein Anliegen auf Yammer, bekomme ich häufig Antworten von Personen, an welche ich nicht gedacht habe. Und vor allem innerhalb von Minuten. Danke der Suche, den Hashtags und den Groups wird das Wissen konserviert und kann später wieder gefunden werden. Zum Schluss macht Yammer auch viel mehr Spass als ellenlange E-Mail Diskussionen.

Yammer Conversations

Als Teil von Office 365 wird die Integration in andere Dienste massiv vorangetrieben. Im Monatsrhythmus lanciert Microsoft neue Features aufgeschaltet. Vor wenigen Tagen wurde die „Document Conversations“ aufgeschaltet. Bearbeitet man ein Office Dokument, welches auf Office 365 liegt, kann man rechts gleich die Yammer Diskussion dazu einblenden. Aktuell funktioniert dies aber nur, wenn das Dokument in Office Web Applications bearbeitet wird.

Der Vorteil liegt vor allem darin, dass man die Diskussion auch mitkriegt, ohne das Dokument zu öffnen. Es wird mir automatisch in meinem Yammer Feed angezeigt.

Dynamics CRM Online

Ebenfalls sehr gut integriert ist Yammer in eine andere Office 365 Erweiterung. In Dynamics CRM Online kann zu jeder beliebigen Datensatz (Kunde, Verkaufschance, Incident, etc.) ein Yammer Post angesetzt werden. Damit erreicht man innerhalb der Firma eine grosse Zielgruppe. Die Chance, dass man damit jemanden im Unternehmen erreicht, der zum Gelingen meines Anliegens beitragen kann, ist sehr hoch.